Presupuesto Maestro - Parte I - Conceptos Generales

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hola mi nombre es estela rodríguez contador auditor académica de la facultad de ciencias empresariales de la universidad del bío bío y hoy vamos a hablar de presupuesto maestro qué es un presupuesto para definir la palabra presupuesto tenemos que ir al origen de esta palabra presupuestó está compuesta del prefijo pre que significa antes de y supuesto que significa suceso suceso se ve en
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todo acontecimiento presupuesto entonces no quiere decir antes de un evento antes de que ocurra un acontecimiento de iu entonces que encontremos como sinónimos de la palabra presupuesto presupuestar la palabra anticipar anticiparse a algo pronosticar prever cierto o estimar presupuesto entonces no es más que una estimación de algo
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si nos vamos al mundo de los negocios presupuesto para una empresa vamos a entender primero el contexto de donde nace un presupuesto si nos vamos al mundo de los negocios sabemos que las empresas elaboran una planificación estratégica esta planificación estratégica está compuesta por objetivos o metas que la empresa quiere alcanzar estrategias que es la forma en cómo
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espera lograr esos objetivos cierto y estas estrategias terminan en un plan de acción para una empresa entonces el presupuesto constituye la expresión cuantitativa de ese plan de acción vale decir la valorización de cuánto nos cuesta llevar a cabo este plan de acción que constituye la implementación de una determinada estrategia en términos generales entonces un
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presupuesto significa planear el futuro cierto y expresar lo en dinero nos permite entonces coordinar todo aquello que la empresa debe ser para implementar dicho plan de acción ahora bien cómo se hace un presupuesto un presupuesto parte de la premisa que la empresa cuenta actualmente con un sistema de costos un sistema de costo nos va a entregar información
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valiosísima como son el costo total de la compañía y el costo unitario el costo de cuarto nos cuesta fabricar cada uno de los productos dentro de la compañía tomando como base de la información entregada por el sistema de costo se elabora entonces nuestro presupuesto lo cual constituye una herramienta como ya decíamos de planificación inserta dentro de la planificación estratégica de la compañía este presupuesto va a terminar lo que
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conoceremos luego como los estados financieros proyectados los estados financieros proyectados nos van a permitir evaluar cuál ha sido la gestión de la compañía durante un período de tiempo proyectado y no es más que los mismos estados financieros que ya conocemos de forma histórica como son el balance general o estado de situación financiera y el estado de resultados estado de pérdida de ganancias pero ahora traídos al futuro vale decir proyectamos además sumamos a
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esto nuestro flujo de caja proyectado que también es un flujo de caja pero con valores futuro y que nos va a poder permitir estimar la liquidez que pudiera tener una compañía durante un periodo de tiempo determinado y la posibilidad de cubrir las obligaciones cierto con ese flujo de caso ahora bien si nos vamos al tiempo en una línea de tiempo hoy estamos en el 2020 pensando en eso entonces el 2019
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constituiría nuestro pasado de este pasado nosotros recogeríamos información histórica que constituyen nuestras fuentes de información ahí nos encontraríamos con los distintos hechos económicos ocurridos dentro de la empresa como son las compras las ventas los pagos de gastos etcétera y que terminaron en lo que ya conocemos como estados financieros históricos balance de estados de resultados etc con esta fuente de información y la información que tenemos hoy en el
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presente respecto a cuál ha sido la planificación de la empresa en términos de sus objetivos de corte lago para el corto y largo plazo las metas propuestas las estrategias y su plan de acción cierto elaboramos para el futuro cierto pensando en 2021 nuestros presupuestos y esto nos va a generar información útil para la toma de decisiones cierto como son los distintos presupuestos operativos de la compañía presupuesto de
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ventas de compra s secret los estados financieros que antes los teníamos históricos hoy proyectados sea cual sería los resultados para el año siguiente y el flujo de caja proyecta ahora bien para que nos firmen los presupuestos primero obliga a los administradores a planear ya dijimos que el punto de partida para elaborar un presupuesto es cierto es contar con una planificación
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de esa planificación sea cómic plan de acción y puedo elaborar el presupuesto por lo tanto necesito obligo como dice es cierto que los administradores definan cuál va a ser el futuro de la compañía otra ventaja o virtud que tienen cierto los presupuestos es que nos permite reflejar los riesgos de la operación si yo no me proyecto yo no tengo una visión de lo que pudiera ocurrir en el futuro difícilmente podré prever si ciertas
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situaciones que pudiese tener la empresa de bill gates de falta de liquidez cierto o de exceso de liquidez o de bajas ventas c3 si no hago una estimación de estas por lo tanto al yo presupuestar puedo tener reflejado o puedo tener una visión de lo que pudiera ocurrir en el futuro cierto y poder reflejar esos riesgos y trabajar en función de esos riesgos otra ventaja que nos permite tener un
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punto de comparación para la evaluación de desempeño un presupuesto me permite si yo tengo elaboro presupuesto puedo después de comparar los resultados que yo esperaba en función de mi presupuesto y los resultados reales que se tuvo cierto durante ese mismo periodo de tiempo si yo en mi presupuesto estime ventas por un determinado valor digamos 6 millones
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y que con esa venta iba a tener una utilidad digamos de un millón termina el periodo que tenía presupuestado veo mis resultados reales y me doy cuenta que mis ventas no fueron seis millones sino que fueron ocho millones por decir un valor y que mi utilidad más fue un millón como yo esperaba sino que fue un millón y medio por decir así 1500 debería entonces preguntarme qué pasó
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porque si me inventa fueron más de lo que yo esperaba porque la utilidad no fue tanto más porque la utilidad forma baja o porque no aumentó en la misma cantidad de las ventas se pudiese hacer un sinfín de preguntas para eso entonces tengo que analizar cada una de las variables que están dentro del presupuesto entonces tengo que partir diciendo que variaciones subieron las ventas puede ser que haya aumentado el precio pero la cantidad de vender no se había aumentado o se había mantenido o
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fue un problema de demanda o fue un problema de precios o bien donde estuvo el problema quizás en los costos se voy a ver a revisar los costos proyectados versus los costos reales se revisó y me doy cuenta que la materia prima que yo esperaba a gastar eran de 2 millones y terminé gastando el doble 4 millones la pregunta que debiera hacer porque gaste más en materia prima que hizo que aumentara el costo de la materia prima y
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aumentó el precio de los insumos aumentó la cantidad de materia prima que yo utilicé y fue porque fabrique más productos o fabrique la misma cantidad pero utilice más materia prima por productos etcétera esa evaluación y ese análisis me permite ver dónde estuvieron las principales deficiencias dentro de la compañía fue en el área de adquisiciones fue en el área de producción fue en el área de ventas es terrible esa forma también
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poder hacer una evaluación de desempeño otra ventaja dice que mejora la comunicación y coordinación entre las distintas unidades de la compañía un presupuesto no puede ser elaborado sólo por la alta dirección requiere de un equipo multidisciplinario es cierto y que involucre a las distintas unidades de negocio de la compañía porque necesita obtener información de las ventas que yo espero tener y esa información tiene que estar provista por
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el área de ventas el departamento de comercialización o de ventas me tiene que hacer una estimación de las ventas en función de la información histórica es cierto de lo que ve en el futuro y otras variables que vamos a ver más adelante con eso entonces puedo tener información de ventas para saber mis costos de producción tengo que trabajar con el área de producción y conocer cuáles son los rendimientos de mi insumo y decidir cuánto es el rendimiento de la hora hombre el rendimiento de la materia
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prima arcetri con es elaborar el presupuesto y así con cada una de las variables que constituyen este presupuesto están involucradas cada una de las áreas de negocio de la compañía si yo voy a trabajar con presupuesto necesito trabajar coordinadamente con esta área para que también luego se involucren también con su ejecución cierto no sólo con la elaboración sino con la ejecución del mismo otra ventaja de que motiva a los gerente
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ya los empleados lo mismo si se pusieron ciertas metas cierto estándar en 20 producción en adquisiciones que ctera y se logran las metas propuestas de virxe también haber un incentivo para cada uno de los involucrados y eso también sirve como un factor motivacional y por último permite optimizar los recursos disponibles y esto es clave porque si yo no hago un presupuesto cierto nueva una estimación de los
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futuros ingresos y de los futuros gastos no voy a poder hacer un uso óptimo de los recursos sabemos que las necesidades son múltiples es cierto si los recursos son escasos por lo tanto debo priorizar mis necesidades y en función de esto tengo que primero conocerlo en lo mismo que si lo vemos en nuestra nuestro presupuesto también diario particular como persona es cierto donde si nosotros no estimamos por ejemplo cuáles van a ser nuestros ingresos como sueldo y
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cuáles van a ser nuestros gastos cómo hacer pagos de educación pagos de transporte alimentación comida vestuario etcétera y simplemente recibo mi sueldo y empiezo a adaptar puede ser que llegue o sea el día 15 del mes y ya se me acabó el sueldo y me quedaron necesidades más importantes sin cubrir porque no tenía estimado de cuánto podía gastar en cada uno de los ítems o conceptos por lo tanto el hacer un presupuesto también permite ordenar permite optimizar el uso de cada uno de los recursos que la
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empresa o de la compañía de cuenta ahora bien cuáles son las limitaciones de los presupuestos y hemos hablado de los aspectos positivos ahora qué es lo negativo o no negativo sino cuáles son las limitaciones que pudiera tener primero como ya decíamos el presupuesto es sólo una estimación no se puede establecer con exactitud lo que va a suceder en el futuro cierto no tenemos una bolita mágica que nos puede decir esto si o si va a pasar el 2021 para
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poder nosotros saber con el predecir con exactitud esto que si lo llevamos el día por ejemplo con todo el contexto y lo que estamos viviendo quizás nadie estimó en su presupuesto lo que va a pasar con la pandemia del coi 19 claramente esta situación afecta todos los presupuesto en cualquier nivel relacionado con lo mismo cierto dice que el presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios si lo llevamos
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el ejemplo anterior de la pandemia el presupuesto estaba pensado en situaciones normales y se estimaban ciertos montos para determinados ítems o necesidades pensamos en el presupuesto de gobierno en el presupuesto municipal en un presupuesto de una municipalidad cualquiera dentro de todos los recursos que tiene una municipalidad cierto tenía estimado el ingreso como por ejemplo permisos de circulación con la bandera ya sabemos que ese ítem fue modificado cierto porque no todos pudieron pagar su
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permiso circulación algunos postergaron etcétera etcétera ya tenemos una variación en los ingresos y también tenemos posición euro gasto pensemos que esta municipalidad tenía dentro de sus conceptos de gasto y actos culturales y eventos turísticos además de un monto determinado para salud para obras sociales para educación etcétera con este nuevo escenario claramente hubo que hacer una redistribución de esos ingresos
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necesariamente ya que debo invertir más en salud cierto quizás debo invertir más en obras sociales para las situaciones que se vieron enfrentar a los distintos ciudadanos y voy a tener que obtener recursos de alguna parte entonces voy a tener que redistribuir esos montos sacarlos por ejemplo los montos que tenía destinado a eventos culturales sabiendo que hoy día no se van a hacer eventos culturales esos montos destinado hoy día por ejemplo a obras sociales y distribuirlo entre la gente que necesitaba hoy día cubrir necesidades
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básicas de esa manera entonces yo puedo hacer un cambio o una modificación es el presupuesto tiene que ser flexible de tal manera que yo pueda o la administración pueda hacer esos carnés cierto y hacer frente a los nuevos escenarios otra otra limitación dice que el éxito depende del esfuerzo que se aplica a cada hecho oa cada actividad claramente el presupuesto no se ejecuta solo un
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presupuesto necesita que cada una de las partes o de las unidades dentro de una compañía haga su trabajo y cumplan con la meta esperada para que el presupuesto global de la compañía se cumpla si el departamento de ventas no logra la venta esperado claramente los ingresos van a variar si el departamento de adquisiciones no compra la materia prima en la calidad que se requiere o al precio que séptimo claramente también van a afectarse los costos materia prima y por ende los resultados la compañía
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por eso depende del involucramiento y compromiso de cada una de las unidades finalmente nos dice que otra limitación pudiera ser cierto que se coloque demasiado énfasis en los datos que provienen del presupuesto que se se vuelve demasiado rígido demasiado estructurado y pudiera llevar a eventuales el esfuerzo cierto por tratar de ajustar los forzarlos cierto los resultados haciendo lo que nos espera y
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la entrega de hechos falsos finalmente vamos a ir entonces ahora a lo que es el presupuesto maestro porque hemos hablado de presupuesto en términos generales pero los temas que nos convoca hoy día es del presupuesto maestro que es el presupuesto maestro porque maestro lo primero que nos vamos a preguntar se llama maestro cierto porque está compuesto de diferentes actividades que
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debe realizar la empresa cierto y que nos pueden ayudar a obtener las ganas espera cierto o la utilidad esperada por la compañía dice que es una estimación económica que ayuda a pronosticar y proyectar el futuro de la empresa el presupuesto maestro nos ayuda a proyectar el futuro de la compañía y establecer el proceso administrativo que se debe seguir para lograr las ganancias de teoría de espera es la culminación lo que es inicialmente
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de un proceso de planificación que comprende todas las áreas de un negocio por eso se habla de presupuesto maestro porque está compuesto de todas las áreas del negocio repito aquí tienen que estar involucrada el área de ventas el área de producción el área de compras todas las unidades de la compañía tanto la elaboración como en la ejecución de este presupuesto sino claramente esto no se puede hacer está compuesto entonces de dos
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presupuestos más pequeños que son dos grupos de presupuesto como son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero vamos a ver entonces cómo está compuesto el presupuesto de operación decíamos entonces que el presupuesto maestro estaba compuesto por dos grupos de presupuestos son los presupuestos operativos presupuestos grecia más los presupuestos financieros como están compuestos los presupuestos operativos los presupuestos operativos comienzan
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con el presupuesto de ventas es el presupuesto de ventas nuevamente ya dijimos que presupuesto era una estimación un pronóstico una una una proyección de las ventas que la compañía pueda tener en este caso cierto presupuesto de ventas como obtengo esa estimación necesito tener claridad de dos cosas primero la cantidad que yo
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espero vender y el precio al que espero vender cada uno de los productos que la compañía tiene con esa información con el precio de cantidad entonces yo puedo proyectar las ventas esperados el punto de partida de cualquier presupuesto siempre van a ser los ingresos por eso partimos con el presupuesto de venta porque el presupuesto de venta nos entrega la información de los ingresos futuros de la compañía una vez que yo sé cuánto voy
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a recibir cuáles van a ser mis ingresos puedo entonces estimar los gastos inversiones y otras cosas partimos entonces con el presupuesto de ventas en este primer vídeo solamente voy a explicar los conceptos de cada uno de los presupuestos operativos que se entienda un poco para qué nos sirve o qué información vamos a obtener de cada uno de estos presupuestos luego subiré un segundo vídeo donde veremos un caso un ejemplo práctico de
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cómo construir un presupuesto maestro y ahí iremos realizando cada uno de estos pequeños presupuestos un presupuesto de ventas cierto y cada uno de los presupuestos hasta llegar a los estados financieros proyectado tomando como base un ejemplo práctico como decía entonces el presupuesto de ventas nos entrega una estimación de las ventas cuánto es lo que voy a vender cuando ya tengo estimada mis ventas o lo que espero vender entonces yo puedo
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estimar cuánto voy a producir yo no puedo producir por producir tengo que producir que espero vender cierto porque si no voy a quedarme con excesos de inventario o con bastantes de inventario de la lógica me indica que una vez que conozco la cantidad a vender puede ultimar entonces la cantidad de producir que sería mi presupuesto producción para elaborar el presupuesto de producción mi insumo inicial son las
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ventas que yo espero obtener a partir de las ventas salvo las diferencias de inventario vale decir cuánto voy a dejar en bodega y cuánto ya tengo a mí esto para decidir cuánto producir a partir de lo que yo espero producir sea tengo claridad entonces de cuántos productos voy a fabricar durante el período de tiempo puedo elaborar un presupuesto del costo de producción y el costo de producción va a estar en el
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compuesto por los tres elementos del costo que nosotros ya conocemos cuáles son estos elementos del costo de la materia prima directa cierto que en este caso va a ser nuestro presupuesto de materia prima que necesitamos para poder elaborar nuestro presupuesto de materia prima necesitamos conocer la cantidad que se va a producir y el estándar de eficiencia que en este caso va a ser cuánto es el rendimiento esperado de la materia prima cuánto necesito para
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fabricar un determinado producto si yo hago tan cuantos kilos de harina necesito por qué o de pan ese es el estándar de eficiencia entonces decía necesito saber cuánto produce cuánto voy a producir cuánto es el rendimiento de mi materia prima y el precio de la materia prima con eso entonces yo puedo elaborar mi presupuesto de materia prima que no es más que una estimación del costo de la materia prima que pero desembolsar
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cierto para dar cumplimiento a la producción esperada en segundo lugar elaboro mis presupuestos de mano de obra que al igual que el presupuesto de materia prima necesita como base el presupuesto de producción y el rendimiento de la materia de la mano de obra directa para decir cuántas horas hombres necesito por producto o cuántos productos fabricó en una hora de trabajo en una o cuánto me produce un determinado empleado
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y luego el costo de la mano de obra cuánto pagó por ahora cuánto es el sueldo por empleados etcétera etcétera con esta información entonces teniendo como base la cantidad producir el rendimiento de la hora hombre o del empleado y el costo de la hora hombre yo puedo obtener una estimación de cuánto será el costo de la mano de obra directa por último nos queda el presupuesto decir costos indirectos de fabricación y
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que corresponde a una estimación que los otros costos necesarios para fabricar mi producto además de la materia prima además de la mano de obra que necesito para dar cumplimiento a este nivel de producción en cuanto a equipamiento es cierto que maquinarias cuantas maquinarias cuánto cuesta en esta maquinaria como se deprecien estas maquinarias que cuánto consumen de energía eléctrica estas maquinarias y cuánto espacio físico necesitó cierto para poder producir etcétera etcétera y
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con eso elaboró entonces una estimación de los costos indirectos de fabricación sumando estos tres elementos materia prima mano de obra si yo tengo mi costo de producción estimado con este puesto producción puedo elaborar mi presupuesto de costos de venta vale decir que todo lo que se invirtió para producir esa determinada producto cantidad de productos cuánto es el costo de lo que se espera vender recordemos que no todo
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lo que se produce se vende durante un periodo porque hay una parte que claramente va a quedar en los inventarios por lo tanto el costo de producción total una parte va a ir al resultado en el costo de venta y la otra parte queda como activo en los inventarios finales el presupuesto de voto de venta entonces nos va a mostrar el costo de lo vendido y que nos va a permitir determinar luego el resultado del ejercicio sumar presupuesto justo dentro tenemos
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entonces el presupuesto de gasto que está compuesto por una estimación de los otros desembolsos que debiera realizar la compañía durante ese periodo de tiempo y que lo están relacionado con la fabricación del producto como son ciertos los gastos de administración los gastos de ventas los gastos de distribución etc etc y por último los impuestos un presupuesto que muestre una estimación
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de los futuros impuestos que se genera es cierto tanto del impuesto iba en este caso o los pagos profesionales que pudiese generar este nivel de ventas esto constituye entonces nuestros presupuestos operativos vamos a ir a ver ahora entonces los presupuestos financieros decíamos que el presupuesto maestro estaba compuesto por los presupuestos operativos más los presupuestos financieros cuáles son nuestros presupuestos financieros
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los presupuestos financieros no son más que nuestros estados financieros proyectados y nosotros ya conocemos los estados financieros solo que lo trabajábamos con información histórica y que ahora lo trabajaremos con la información que esperamos que ocurra durante un periodo de tiempo por eso se llaman proyectos tan pensados en el futuro cuáles son estos estados financieros en primer lugar el balance general o estado de situación financiera que nos va a mostrar cuál es la
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situación financiera esperada para la compañía cuáles van a ser los activos al final del cierre del período final del periodo cuáles van a ser los pasivos y cuál va a ser el patrimonio sea cuál es la estructura patrimonial con la que quedará la empresa después de cuál será la posición financiera de la empresa al finalizar el período se nuestro balance proyecta luego nos encontramos con el
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estado de resultados que también lo conocemos como estados de pérdidas y ganancias y aquí lo que vamos a conocer cuáles las situaciones económicas de la compañía cierto no res posición patrimonial no lo que tengo lo que debo si no que cuánto vendí y cuánto y cuál fue el resultado de este ejercicio de este período con la información de las ventas proyectadas de costos de venta proyectados de los gastos proyectados yo puedo determinar cuál es la utilidad
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esperada para este período proyecta y por último nos encontramos con el flujo de caja proyectado también cierto y que ahora porque es necesario un flujo de caja el estado resultado nos va a entregar resultados económicos pero no necesariamente esto el resultado económico se traduce en caja o en un dinero en efectivo cierto porque en el estado resultado nosotros podemos encontrarnos con ventas
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que son financieramente reconocidas cierto como son por ejemplo ventas de 5 millones pero esas ventas no necesariamente todas ingresan a caja sabemos que hay políticas de venta cierto donde vendemos una parte al crédito otra parte al contado y esas ventas que son el crédito no ingresan al flujo de caja de este periodo voy a recibirlo el próximo mes del próximo semestre etcétera etcétera por lo tanto yo necesito saber cuál es mi flujos de
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efectivo cuáles son las entradas de efectivo y cuáles son las salidas de efectivo y cuál va a ser mi posición financiera mi posición de liquidez durante ese periodo el foco de carga está compuesto entonces por las entradas de efectivo cierto principalmente por los ingresos por venta o las cobranzas de ventas anteriores cuáles son mis egresos efectivos las salidas del dinero como los pagos a proveedores pagos de sueldos pago de impuestos de gastos 70 etcétera
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y cuál es el saldo final de caja con cuánto dinero cuánto para qué para prever cierto si voy a tener déficit de caja vale decir que tengo más salida de efectivo que entrada de efectivo o si voy a tener superávit de caja que tenga más ingresos que ingresos si tengo difícil cierto lo cual es malo pues podríamos pensar que es malo si una empresa tiene déficit puede prever a
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través del presupuesto esos déficits y saber el momento en que va a necesitar optar a financiamiento como préstamos de corto plazo o bien cambiar ciertas políticas de efectivo como por ejemplo solicitar créditos probables para no pagar al contado o vender todo en efectivo o cambiar políticas de distribución de dividendos se ve lo mismo si tengo superávit porque si tengo superávit no necesariamente eso puede ser una buena noticia porque el riesgo
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de mantener mucho efectivo en caja también es tampoco también es en negativo en el sentido de que sabemos que el dinero va perdiendo valor con el paso del tiempo y que me puede restar posibilidades de inversión la mantención de un efectivo excesivo por lo tanto también cuando yo veo que existen superávit puedo prever entonces las posibilidades de inversión de invertir en un momento oportuno las posibilidades de lo mejor cambiar políticas de distribución de
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dividendos de financiamiento para eso entonces me sirve el flujo de caja proyecta en resumen entonces los presupuestos financieros van a estar constituidos por el balance generar el estado resultado y el foco de caja proyecta y el presupuesto maestro como ya dijimos anteriormente en la suma de los presupuestos operativos más los presupuestos financieros y eso ha sido entonces la presentación en cuanto a los conceptos generales de
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qué es el presupuesto maestro como dije en un segundo vídeo espero poder explicar cada uno de estos presupuestos pero ya con un caso práctico donde iré desarrollando cada uno de los presupuestos operativos hasta llegar a los estados financieros proyectados de manera más completa

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